Renouvellements de fin d’année : Une opportunité à optimiser

Nous savons aujourd’hui que, les traitements de fin d’année, qui intègrent les renouvellements des contrats d’assurance, représentent une opportunité de création de valeur pour les organismes d’assurance (cf. article TFA). Pilotés comme des projets, les renouvellements permettent aux organismes de communiquer aux adhérents, au-delà des échéanciers de l’année à venir, des informations importantes, des mises à jour légales ou encore d’adapter les produits en fonction des besoins. Cependant, les renouvellements sont centrés sur le paramétrage des produits, suivi par leur recette et mise en production.

Un processus complexe et multidimensionnel

Le processus des renouvellements implique une multiplicité d’acteurs et peut être très chronophage. Le paramétrage des produits nécessite une grande quantité d’informations telles que les revalorisations des tarifs des garanties d’assurance, la mise à jour des ratios techniques, ainsi que les mentions légales, les notices, entre autres. Dans les cas des courtiers, la communication avec les assureurs doit être rapide et efficace dans le but d’accélérer le plus possible le recueil de ces informations, qui pourront donner lieu au début de la recette.

La recette : un maillon clé du dispositif

Une fois tous ces éléments identifiés et intégrés, la recette en elle-même peut être chronophage si toutes les ressources ne sont pas optimisées au maximum. La recette comporte des cas de test qui permettent de vérifier les différents tarifs lors de différents scénarios (souscription, passage d’avenant, annulation d’avenant). Ces cas de test ont pour objectif également de vérifier le bon fonctionnement du logiciel et d’éviter toute erreur (humaine ou technique) avant de mettre en production le produit.

Le processus de recette implique une coordination rigoureuse avec l’éditeur de logiciel, qui va intervenir directement dans le processus, ainsi qu’avec toutes les parties prenantes, qui vont procéder à la validation des éléments qui les concernent.

L’enjeu des éditiques dans la phase finale

Les renouvellements des contrats culminent avec l’envoi des échéanciers aux clients et la mise en production des produits dans le logiciel pour la date d’effet désirée. Les échéanciers, comme susmentionné, représentent une opportunité importante pour intégrer des informations supplémentaires à communiquer aux adhérents, raison pour laquelle, le chantier des éditiques s’avère très important tout au long de ce processus. Les éditiques, étant le livrable final que les adhérents reçoivent, représentent la matérialisation de toutes les étapes susmentionnées.

Gagner en efficacité grâce à l’automatisation

Dans ce contexte, l’automatisation de certains processus s’avère donc indispensable. Pour avoir un processus de renouvellements performant, il est nécessaire de focaliser l’énergie et le temps disponible dans des tâches qui ne peuvent pas être automatisées et qui permettent de créer de la valeur ajoutée pour l’organisme en question.

Les tests de la recette représentent une des parties les plus importantes et longues du processus des renouvellements. Étant redondante et répétitive, cette partie des tâches devrait être automatisée autant que possible et nécessaire. Pour cela, il est très important d’avoir un logiciel performant qui permette de faire des vérifications en masse. Les tests en masse peuvent permettre de vérifier en une seule fois, avec un fichier de vérification, tous les tarifs possibles pour chaque produit. Ces tests peuvent réduire considérablement le temps de la recette et permettre aux parties prenantes de focaliser leur attention sur les chantiers et informations pertinentes.

Un logiciel performant et une bonne planification comme conditions de succès

En automatisant cette partie de la recette, il ne sera plus nécessaire de vérifier à la main les tarifs des produits, mais uniquement de vérifier le fonctionnement du logiciel. Dans ce sens, le reste des chantiers impliqués dans les renouvellements peut gagner en temps et en ressources de façon à rajouter de la valeur aux renouvellements. Un logiciel performant et maîtrisé s’avère donc indispensable, tout comme une bonne planification du projet.

Lucia PRIETO SILVA, Consultante, Valmen Consulting

Valmen Consulting, fort de l’expérience et du savoir-faire de ses consultants, est à vos côtés pour vous accompagner tout au long de vos projets et répondre à ces défis.